社会人として身につけておきたいビジネスマナー

「ビジネスマナー」とは、心構えや行動、身だしなみ、考え方・受け取り方、話し方、聞き方など、要するに「社会常識」である。

指示の受け方 疑問を解消し、内容と意図を正確に把握すること

指示の受け方 疑問を解消し、内容と意図を正確に把握すること

指示の受け方 疑問を解消し、内容と意図を正確に把握すること

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内容と相手の意図を正確に把握し、仕事を気持ちよく引き受けること。

仕事量や期限などの不安については、事前によく相談すること。

◎侮らず一つひとつを押さえること

新人時代は、上司や先輩からの指示で仕事が始まることがほとんどである。

業務処理で大事なことは、細かな仕事や雑務を軽く見ないことである。

そのためには、仕事の内容と意図を正確に把握することである。

以下は、仕事の支持を受ける際のポイントである。

確実に押さえることにより、評価が上がり、自分が成長することへとつながる。

◎指示の受け方

  1. メモをとりながら聞き、話を途中でさえぎらない。
  2. 要点、疑問点を問い質(ただ)しながら聞く。
  3. 少しでも不明点が判明したら、話しがひと区切りしたところで質問する。作業中の疑問は、そのつど聞くかまとめて聞くか尋ねておく。疑問解消後は再確認すること。
  4. 仕事の期限を指示された場合、あるいは指示されない場合でも自分の仕事量やその期限を明示して、優先順位の指示を仰ぐ。

◎問題のある指示にケース別にどう対応するか

ケース1指示や内容に矛盾がある場合:

部下や後輩から矛盾や誤りを指摘されることは、気持ちのよいことではない。

そこで、矛盾や誤りを明示せずに、やわらかく質問の形にして、相手が矛盾や誤りに気づくようにする。

ケース2複数の人から矛盾する指示を受けた場合:

自己判断せずに、直属の上司や先輩に確認をとる。

そのとき、誰からどのような指示なのか明確にする。

矛盾があった場合には、上司から説明をしてもらう。

作業や期限が重複した場合にも優先順位を上司に聞く。

ケース3指示の内容が途中で変更された場合:

この場合は、前回との違いを上司に聞くこと。

相手が勘違いしている場合もあるので、ていねいな表現でさりげなく伝えて思い出してもらうこと。

ケース4自分の能力を超えた仕事が出てきた場合:

この場合は率直に上司や先輩に相談する。

ヒントやアドバイス、負担を減らす支持を出してくれることもある。

◎キャパシティオーバーしたときはどうするか

上記のケース4と同様に、自分の仕事の能力を把握するには、それなりの経験が必要である。

ひとつの作業の遅延が遅延すると、他の作業も遅延する。

それは会社にとってもマイナスである。

指示を受ける時点で期限の延長や他の人への割り振りを提案する。

◎日頃から相談しやすい環境を作ること

ビジネスの職場では、時々、仕事の問題解決が困難となることがある。

そんな場合、近くの同僚や先輩と気軽に相談できると作業効率が上がり、仕事を覚えやすい。

ふだんから会話を重ね、相談しやすい環境づくりを心がけることが大切である。


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