社会人として身につけておきたいビジネスマナー

「ビジネスマナー」とは、心構えや行動、身だしなみ、考え方・受け取り方、話し方、聞き方など、要するに「社会常識」である。

報告・連絡・相談(ホウレンソウ)が仕事の基盤

報告・連絡・相談(ホウレンソウ)が仕事の基盤

報告・連絡・相談(ホウレンソウ)が仕事の基盤

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自分は実務、Aさんはアシスト、上司は決裁というふうに、ビジネスはチームワークである。

入社3年までは、経験不足から判断に迷うことも多い。

そこで失敗しないためのホウレンソウを確実に実行する。

「ホウレンソウ」とは、「報告」「連絡「相談」のことである。

◎報告は事実を述べるのがコツである

商談結果や作業の進捗状況などを伝えるのが「報告」である。

上司や先輩は、この報告により状況を把握し、必要ならばアドバイスをする。

<報告のコツ1早めに報告すること>

帰社後、あるいは状況の変化に伴いすみやかに報告する。

上司の作業に支障をきたさないように尋ねてから報告する。

<報告のコツ2結論優先で事実を報告すること>

結論から述べることがビジネス会話の基本である。

次に、事実に至った経過説明をする。

<報告のコツ3必要なら資料を添える>

複雑な内容や細かい数字が必要な場合は、資料を添付する。

ただし、時間がかかるようなら、口頭で説明しながらメモやホワイトボードに板書して報告する。

<報告のコツ4自分の意見は最後に述べる>

事実の報告を終了したら、始めて自分の意見を述べる。

途中で私見を挟むと、相手は情報の解釈をゆがめることがある。

◎連絡はこまめにするのがコツである

作業上の変更点や今後の予定、注意事項などを伝えるのが「連絡」である。

これによって、予定の変更や優先順位の見直し、関係各所への伝達事項が判断される。

<連絡のコツ1細部についても軽視しないこと>

自己判断で細部を報告しないのは、危険。

新人は経験不足である。将来どう発展するか予測がつかない。

細部でも正確に上司へ伝言する。

<連絡のコツ2電話での連絡事項>

上司が不在の場合には、電話連絡もやむを得ないが、重要な内容は携帯電話でなく有線電話で。

帰社後には、再度の報告をする。

<連絡のコツ3メールやFAXの活用>

メールやFAXは、活字として残るので連絡手段としては優秀である。

ただし、どちらも他人に見られるので、機密性の高い内容はNG。

また、すぐに見てもらえないという欠点もある。

<連絡のコツ4メモをとるクセをつける>

次の三つの観点から、メモは絶対にすべきである。

  1. 伝言内容を文字情報で残す。
  2. 内容に私見の混入を防ぐ。
  3. 情報の伝達漏れや連絡ミスを防ぐ。

◎相談は迅速にするのがコツである

トラブルや難題の場合には、「相談」をする。

事前にアドバイスを求める形で話すことが、一大事を防ぐポイントである。

<相談のコツ1すみやかに相談する>

ミスやトラブルは、迅速に相談する。

間を置くと事態が悪化する。

<相談のコツ2相手の都合を考える>

早いにことが原則であるが、急ぎでなければ、上司の都合に合わせる。

<相談のコツ3自分なりの対策も用意する>

ただ訴えるだけでなく、自分なりの善後策を用意して話す。

上司はそれも含めて検討する。

<相談のコツ4些細なことや私事はNG>

当然のことであるが、業務関連で、自分では判断できないものに限る。


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