社会人として身につけておきたいビジネスマナー

「ビジネスマナー」とは、心構えや行動、身だしなみ、考え方・受け取り方、話し方、聞き方など、要するに「社会常識」である。

仕事を依頼するときの基本 わかりやすさと気づかいのひと言を

仕事を依頼するときの基本 わかりやすさと気づかいのひと言を

仕事を依頼するときの基本 わかりやすさと気づかいのひと言を

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わかりやすさを第一とする。5W3H(後述)で、具体的に説明すること。

必ず質問を受け、相手の理解度を確認する。

そして、相手の負担を軽くするひと言を付け加える。

◎わかりやすく伝え、気持ちよくこなしてもらう

ある程度仕事に慣れてきたら、自分が指示を出す立場になる。

どのような場合にでも言えることであるが、指示を受ける側の気持ちを忘れずに、相手が気持ちよく動けるよう心がける。

仕事を依頼するときの最重要ポイントは、明確で具体的な指示を出すことである。

こうしたスタンスは、社内・社外を問わない。

知人だからと言って手を抜くと、後で大失敗ということになりかねない。

◎5W3Hとは

When いつ(納期・期限)
Where どこで
Who 誰が
Why なぜ
What 何を
How どのように〈手法〉
How much いくら〈予算〉
How many いくつ〈分量〉

「5W3H」は、ビジネス会話の基本中の基本である。

これをいかにわかりやすく伝えるかが相手の理解度に影響してくる。

とくに大事なのは、「When〈納期〉」と「How much〈予算〉」である。

最初は、上記を自分なりに手帳等に書き出して下準備をするのも一方である。

◎わかりやすい依頼の仕方~社内編

気を抜かないこと。

とくに後輩は知識も経験も浅いので、よりていねいに要点を説明する。

  1. まずやさしく声をかけて、都合を聞く。都合がよければ、そのまま説明に移る。都合が悪い場合には、相手の事情を聞いて、一旦引く。
  2. 説明は、5W3Hで簡単明瞭に話す。後輩へは、専門用語や高度な要求を控える。また、参考資料などがある場合には、それについても説明する。
  3. 相手の理解度を確認するためにも質問を受ける。作業途中で質問が生じる場合があるので、いつでも聞いてもらえるように、心理的負担が軽くなるように配慮する。
  4. 相手が難しくてとまどっている場合には、具体的に追加説明をする。
  5. 仕事が完了するまでに、何度か経過を確認する。その際、ミスがあったら修正指示を出す。

◎わかりやすい依頼の仕方~外注編

外注の業者へは、絶対に5W3Hを省略しないこと。

説明のレベル等は、高レベルが要求される。

また、疑問が生じたらすぐに連絡をとる。

そして、定期的に経過を確認する。

依頼手順は社内編と同様である。

◎納期には余裕をもって

納期を伝える際には、仕事にミスがあった場合のことを考えて、時間と日数にゆとりを設けておくこと。


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