社会人として身につけておきたいビジネスマナー

「ビジネスマナー」とは、心構えや行動、身だしなみ、考え方・受け取り方、話し方、聞き方など、要するに「社会常識」である。

短期スケジュールの基本 業務を「見える化」と段取り能力

短期スケジュールの基本 業務を「見える化」と段取り能力

短期スケジュールの基本 業務を「見える化」と段取り能力

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短期スケジュールの基本は、自分の仕事を文書化・図式化して優先順位を決めること。

段取りが大切である。所定の時間より早めに期限を設ける。

上司や先輩との連絡を蜜にする(経過報告と疑問点の解消)。

◎全仕事を「見える化」する

短期スケジュールとは、当日から1週間を言う。

スケジュールを文書化・図式化することを「見える化」と言う。

そして、優先順位を決めておかないと、あとで仕事に支障をきたす。

また、途中で突発的に仕事が入ることがある。

こうした場合、新人は臨機応変にスケジュールを改変できない。

自分の仕事の能力、スピード、期限等を判断して、「ここが限界」と判断したら、上司や先輩に相談する。

◎優先順位の判断基準

最優先 期限が迫っているもの 複数ある場合は作業の難易度で決める。
基準1 難易度 終了するまでに、必要な時間はどのくらいか? 簡単なものから先に片づける。残りの時間を何に割り当てるかは、自分しだい。
基準2 重要性 ほかの仕事や外部への影響はどの程度か? 自分への影響は?

いずれにせよ期限間際に悲鳴を上げるような余裕のないことはせず、早めに相談すること。

◎短期スケジュールのつくり方は、簡単である

1、一日の予定を立てる

第一に心がけるべきことは、「TO DOリスト」(その日の仕事予定表)を作成することだが、その時間がないときは、大きめの付箋に、1枚1案件でメモして記入しておく。

それを机上か近辺に貼っておいて、終了したらゴミ箱へ。

飛び入りの仕事が入る場合もあるので、その際は臨機応変に対処する。

周囲の人への、自分の仕事量のアピールにもなる。

一日の予定を効率よく進めるコツは、

  1. 定刻30分前をリミットとする。
  2. 疑問が生じたら、複数個まとめてすみやかに聞くこと。
  3. 中間報告をする(最終報告だけで、ミスがあった場合には、最初からやり直しとなる)。
  4. 時間が重なって、業務を処理しきれなくなったらすぐ善後策を上司に相談すること。

2、一週間の予定を立てる

一週間の場合には、翌週の動きを視野に入れて、その週にかかるものを「見える化」する。

そこに、アポや会議の予定……という具合に加えていく。

一週間の予定を効率よく進めるコツは、

  1. アポは週半ばに取りつける(週明けや週末はどの会社も会議が多い)。
  2. 集中力を活かせる順序で(ルーチンワークは集中力が衰えやすく、ミスが発生しやすい。パソコン作業の合間に異分野の書類整理を挟むなど)。
  3. 時間を記録 最初のうちは、その作業に要する所要時間がわからない。経験を重ねると作業時間をつかめてスケジューリングがしやすくなる。


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