社会人として身につけておきたいビジネスマナー

「ビジネスマナー」とは、心構えや行動、身だしなみ、考え方・受け取り方、話し方、聞き方など、要するに「社会常識」である。

デスクの整理術 個人のスペースではない、仕事の場である

デスクの整理術 個人のスペースではない、仕事の場である

デスクの整理術 個人のスペースではない、仕事の場である

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机上は、重要書類を作成し、電話で顧客と話しをする場である。

整理整頓が大事である。

書類や資料を出しっぱなしにして、捜せないようでは、事務処理能力を疑われる。

◎機能的な環境とする

デスクは本来、自分のためであるが、相手や周囲のためでもある。

つねにきれいにしておくこと。

◎デスク整理(特に引き出し)

1、幅広の引き出しは、大判の書類を入れる。

2、大きな引き出しには、

  • クリアフォルダやバインダーを使い、背表紙を上にして収納。背表紙には案件名や顧客名などを書いておく。
  • 手前は進行中の案件や使用頻度が高いもの、奥は保存用に。
  • 保存期間が過ぎたものは、処分するか資料室へ。

3、中央の引き出しは、

  • 進行中の案件の書類を入れる。
  • 社内書類用としてもよい。

4、カギのかかる引き出しは、

  • 機密文書や貴重品を入れる。容量がないので取捨選択する。
  • 文房具や名刺ホルダーも入れる。

◎習慣にすべきこと

  1. 毎朝、必ず吹き掃除をすること。
  2. ゴミを分別して、こまめに捨てる。
  3. 書類も備品も使用後は、所定の位置に必ずしまうこと。

◎注意事項

  1. 書類を積み上げないこと。速決できるものは、速決すること。
  2. 個人の携帯電話など私物を置かないこと。
  3. 足元にも置かないこと。配線が多い場合もある。

◎マイデスクがない会社

目的は、作業と経営の高効率化である。

社員は共有スペースでの仕事で書類の作成・整理と資料の抽出、打ち合わせ時間の短縮など数々のメリットがある。

さらに、紙文書の削減、作業時間の短縮、保管場所の省スペース化といったメリットもある。

一石何鳥にもなる戦略的制度である。


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