社会人として身につけておきたいビジネスマナー

「ビジネスマナー」とは、心構えや行動、身だしなみ、考え方・受け取り方、話し方、聞き方など、要するに「社会常識」である。

書類の整理術 保存期間がある

書類の整理術 保存期間がある

書類の整理術 保存期間がある

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会社ごとの書類の分類・保管・保存ルールにしたがうこと。

書類は、提出時のことを考えて整理すること。

1枚ずつかぞえるのは、論外。

自分なりの工夫が望まれる。

◎保存期間や保存ルールを守る

書類には、法的に保存年限のあるものと、トラブル発生時の証拠として、任意の期間保存しておくものがあるので、自己判断は厳禁である。

文書整理(ファイリング作業)は、会社のルールにしたがって行う。

一方、個人で作成・使用したものは、自分なりのルールを作り、分類し、整理しておく。

不用なものは、廃棄する。

◎共有のデータはいじらない

パソコン内の文書の整理は、自分専用の端末だけとする。

共有フォルダやサーバー内にある文書の整理は、専門職の人や権限者が担当する。

勝手に処理すると周囲の者が迷惑する。

◎あると便利な整理グッズ

トレー 新規の書類や未分類のものを一時的に保管するのに役立つ
クリアファイルクリアフォルダ 使用頻度の高い書類や進行中のものを入れる。色で分類することもできる。
ファイルボックス クリアファイルや厚みのある書類を入れて保存するのに便利
バインダー式ファイル 長期保存向き。終了案件や使用頻度の極端に低い書類を入れる

◎書類整理のコツ

会社の書類整理を2つに大別する。

ひとつは、会社の経理や契約など、長期保存を要求されるもの。

これは、会社のルールにしたがう。

もうひとつは、自分が仕事を進めるうえで作成したもの。

これは、自分なりに分類・保管しておく。

◎ファイリング(自分自身の書類)の手順

大きく分類 手元の書類を、1、会社で保存するもの 2、終了したもの 3、進行中のもの 4、実作業が始まっていない新案件 の4つに分類し、分類終了後、1は社側にのっとって保存する。
2~4をさらに分類 案件ごとか取引先ごとの分類が望ましい。その両方でもよい。分類する際は、書類の種類や古さの順、書類名などで分ける。
分類したものを納める 終了案件はバインダー、進行中と新案件はクリアファイルに納める。
見出しをつける 終了案件は、バインダーの背表紙に案件名や取引先名、日付記入してナンバリング。進行中・新案件は、見出しシールを使うか、大きめの付箋ののりがついた側に案件名を書き、クリアファイルの中に貼ると見出しになる。
保管 デスクの引き出しやファイルボックスなどに入れて保管

注意点1

案件終了後にすぐ処分すると、後で経緯を調べる際に困ることがある。

保管する期限は、先輩に聞くこと。

注意点2

オフィス内に共有の保管場所がある場合は、会社ルールにしたがって保管する。

◎パソコンのデータの処理

ファイル名に案件名と日付を入れると、自動的に並べ替えられる。

あとは、案件別や用途別のフォルダを作って管理する。

また、毎日~1週間、バックアップをとることを習慣にすること。

◎遵守事項

社内共有の資料は、処理が終了したら手元に置かずにすぐに返却すること。


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