書類の整理術　保存期間がある

会社ごとの書類の分類・保管・保存ルールにしたがうこと。

書類は、提出時のことを考えて整理すること。

1枚ずつかぞえるのは、論外。

自分なりの工夫が望まれる。

◎保存期間や保存ルールを守る

書類には、法的に保存年限のあるものと、トラブル発生時の証拠として、任意の期間保存しておくものがあるので、自己判断は厳禁である。

文書整理（ファイリング作業）は、会社のルールにしたがって行う。

一方、個人で作成・使用したものは、自分なりのルールを作り、分類し、整理しておく。

不用なものは、廃棄する。

◎共有のデータはいじらない

パソコン内の文書の整理は、自分専用の端末だけとする。

共有フォルダやサーバー内にある文書の整理は、専門職の人や権限者が担当する。

勝手に処理すると周囲の者が迷惑する。

◎あると便利な整理グッズ

トレー	新規の書類や未分類のものを一時的に保管するのに役立つ
クリアファイルクリアフォルダ	使用頻度の高い書類や進行中のものを入れる。色で分類することもできる。
ファイルボックス	クリアファイルや厚みのある書類を入れて保存するのに便利
バインダー式ファイル	長期保存向き。終了案件や使用頻度の極端に低い書類を入れる

◎書類整理のコツ

会社の書類整理を2つに大別する。

ひとつは、会社の経理や契約など、長期保存を要求されるもの。

これは、会社のルールにしたがう。

もうひとつは、自分が仕事を進めるうえで作成したもの。

これは、自分なりに分類・保管しておく。

◎ファイリング（自分自身の書類）の手順

大きく分類	手元の書類を、1、会社で保存するもの　2、終了したもの　3、進行中のもの　4、実作業が始まっていない新案件　の4つに分類し、分類終了後、1は社側にのっとって保存する。
2～4をさらに分類	案件ごとか取引先ごとの分類が望ましい。その両方でもよい。分類する際は、書類の種類や古さの順、書類名などで分ける。
分類したものを納める	終了案件はバインダー、進行中と新案件はクリアファイルに納める。
見出しをつける	終了案件は、バインダーの背表紙に案件名や取引先名、日付記入してナンバリング。進行中・新案件は、見出しシールを使うか、大きめの付箋ののりがついた側に案件名を書き、クリアファイルの中に貼ると見出しになる。
保管	デスクの引き出しやファイルボックスなどに入れて保管