社会人として身につけておきたいビジネスマナー

「ビジネスマナー」とは、心構えや行動、身だしなみ、考え方・受け取り方、話し方、聞き方など、要するに「社会常識」である。

日報・報告書の基本 客観的に業務を見つめる重要書類

日報・報告書の基本 客観的に業務を見つめる重要書類

日報・報告書の基本 客観的に業務を見つめる重要書類

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日報・報告書は、上司にとっては、大局的な視点で部内を把握し、支持・管理の指標となる重要書類である。

自分にとっては、客観的に業務を振り返ることができる最適のツールであり、課題も改善点も明確になる。

◎その日の業務を次に活かす

日報や報告書の役割は、大別して次の二つである。

  1. 上司が各社員と部署内全体の仕事の状況を把握し、後々の仕事の配分、人材管理、改善点などを検討する。
  2. 共有情報としての役割で、部内の貴重な活動履歴を調べるために使われる。また、日報や情報を書くことは、自分自身の成長の糧(かて)でもある。書面として残すことにより、自分の仕事が整理され、客観的に自己反省が可能となる。今後の改善点や問題点が明確となり、つねに成長するためのツールである。

◎日報と報告書の違い

日報

報告書

終業時に、一日の業務を報告する最終書類。企業ごとに異なるが、おもな記入項目としては、1、当日の業務内容 2、進捗状況 3、成果 4、所感である。他に課題や疑問点、取り組み、次回目標などを記入する場合もある。 出張後やプロジェクトの区切りなどで作成する書類。これも企業ごとに異なるが、おもな記入項目としては、1、経過報告 2、成果3、課題 4、収支計算 5、詳細資料の作成状況である。自分の見解を排除し、客観的事実だけを記入する。日報よりも重要度が高く、長期保存される。

◎日報の記入方法

企業によって呼び方が異なるが、売上日報に関しては、店舗販売に関する書類となるため、売掛金や収支報告をともなう。

記入項目は、

  1. 日付・曜日
  2. 所属・氏名
  3. 終業時間枠
  4. 業務内容(その日の作業内容や費やした時間、商談相手など)
  5. 所見(該当作業に対する反省点や課題、評価、見解など)
  6. 管理者確認印欄

さらに、目標や進捗状況、上司のコメント欄がある企業もある。紙ではなくデータ処理する会社も多い。

◎報告書の記入方法

調査報告書や収支報告書、事業報告書などいろいろある。

いずれも箇条書きや表、図、計算書などを用いて事実を明瞭に書く。

必要に応じ、最後に「所見」を述べる。

書式は企業ごとに異なるので事前にチェックすること。

◎記入を楽にするための方法

日記や報告書を作成する時間と精神疲労の軽減のために、手帳やノート、メモなどを活用する。


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