社会人として身につけておきたいビジネスマナー

「ビジネスマナー」とは、心構えや行動、身だしなみ、考え方・受け取り方、話し方、聞き方など、要するに「社会常識」である。

会議を運営する 活発な議論で最善の意思決定をする

会議を運営する 活発な議論で最善の意思決定をする

会議を運営する 活発な議論で最善の意思決定をする

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会議には、議長、提案者等の役割がある。

それぞれに合わせた準備をする。

議論は、よく意見を聞いて活発にすること。

◎自分の役回りを知ること

新人のうちは会場や資料などの準備である。

経験をつんで進行役となると、会議の流れを押さえる。

そして、書記となると、会議中にメモをとり、終了後に議事録としてまとめる。

◎前日までに会議室を手配すること

  1. 参加予定人数を把握
  2. 会議室を予約・手配(30分ほど長めに予約する)
  3. 会議の流れを把握する〈下記〉
  4. 必要な資料の作成
  5. 複雑な案件の場合は、担当者と打ち合わせ、疑問点を解消しておき資料に反映させる

◎当日の会議室の手配

  1. 議題に関する変更の有無を確認(会議中に口頭で伝える)
  2. 資料を人数分+2部程度コピー
  3. ボードやプロジェクターなど必要な機材を準備
  4. 人数分の飲み物を準備
  5. 会議室のセッティング(イスや機材など)

◎一般的な会議の流れ

開会→趣旨説明→発表者のプレゼン→質疑応答→まとめ→次の開催日の決定→閉会

◎会議に発表者として参加した場合の役割とは

  1. 会議前に進行役と打ち合わせ、議題を明確化する
  2. 配布資料やプロジェクターなどで使用する資料を準備する
  3. 提案内容を整理し、時間兄に提示できるよう調整する
  4. 会議での発言は、簡潔にわかりやすく
  5. 会議中は人の意見に耳を傾け、質問に答える
  6. 会議終了後、議決した内容を盛り込み次の作業に活かす

◎会議に書記として参加した場合の役割とは

  1. 会議の内容を正確に記録する
  2. ホワイトボードなどに板書する
  3. 速度と正確さに配慮して記録
  4. ICなどを使う
  5. 終了後に議事録としてまとめる
  6. 議事録の書式は、社内のフォーマットにのっとる
  7. 議事録は早めにまとめる

◎進行役として参加した場合の役割とは

  1. 発表者と打ち合わせる
  2. 最初に議題を簡潔に述べる
  3. 発表者にプレゼンの指示を出す(発言が停滞したらフォローする)
  4. 質疑応答をし、疑問点の解消に努める
  5. 議論が脱線しないようリードする
  6. 複雑な場合は適時要点をまとめる
  7. 課題が残ったらそれを明示し、次回の日程を決める

◎会議での絶対禁止行為

開始時間に遅刻、居眠り、私語、挙手をせず発言、話の脱線、感情てき発言

◎複雑な問題や情報不足が会議で発覚した場合

この場合には、次回での継続討議とする。


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