社会人として身につけておきたいビジネスマナー

「ビジネスマナー」とは、心構えや行動、身だしなみ、考え方・受け取り方、話し方、聞き方など、要するに「社会常識」である。

電話応対の基本 業務把握のため積極的にとる

電話応対の基本 業務把握のため積極的にとる

電話応対の基本 業務把握のため積極的にとる

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電話に応対することは、業界を学ぶ絶好の場である。

各部署の役割や社員の担当分け、取引先や案件の進捗まで分かる。

電話にゼロから接すると考えて、マニュアルを目の前に置き、先輩のやり方を見習う。

◎固定電話と携帯電話とは対応が違う場合がある

携帯電話に慣れた新人は、固定電話になじめないものがいる。

取次ぎや伝言、問い合わせなど、携帯電話には、固定電話にはない対応をするべき場合がある。

よって、固定電話を初めて扱う情報機器として学ぶ心構えが望ましい。

会社によってはマニュアルがあるので、机上に置き実行に移す。当然のことながら、電話は会社の窓口である。

対応一つで会社の印象が変わる。

明るくはっきりした声で、ていねいな受け答えをするのが基本である。

◎電話応対で覚える順番

  1. 電話機の操作を覚える。
  2. 電話に出たときの最初の口上(はい、A社B部のCです)。
  3. 部内の人の名前と業務内容、スケジュールの確認方法。
  4. 部外者の名前と業務内容の純である。

◎基本的な電話スタイル

  1. 電話の周囲を清潔にする。
  2. メモを常備し、伝言・連絡に活用する。
  3. 3コール以内に出て、それ以上待たせた場合には、「お待たせしました」のひと言を付言する。
  4. 社名や部署名を明るくはっきりと発声する。
  5. 社名と氏名、連絡先は絶対に確認すること。数字やアルファベットも同様である。
  6. 最後にメモを見ながら復唱して確認する。

◎代表電話の取り方

代表電話は会社の窓口である。

会社ごとのルールによって応対する。

初めてかけてくる者が多いので、ていねいで臨機応変な対応が望まれる。

◎直通電話の取り方

外線から直接つながる場合は、自社名や部署名は早口になりがちなので注意すること。

部内の取引先や担当者を把握しておくと、スムーズに対応できる。

◎内線電話の取り方

相手が部署名を確認できるよう、忘れずに名乗る。

社員どうしなので、「お疲れさまです」のひと言を添えるとよい。

やがて、立ち入った内容にも対応できる。


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