社会人として身につけておきたいビジネスマナー

「ビジネスマナー」とは、心構えや行動、身だしなみ、考え方・受け取り方、話し方、聞き方など、要するに「社会常識」である。

電話応対~かけ方~ 電話のかけ方を軽くみないで、準備してからかける

電話応対~かけ方~ 電話のかけ方を軽くみないで、準備してからかける

電話応対~かけ方~ 電話のかけ方を軽くみないで、準備してからかける

このエントリーをはてなブックマークに追加

原則として就業時間内にかける。

ただし、昼休みや始業直後・終業直前など先方が多忙と思われる時間はできるだけ避ける。

電話は、相手の作業を中断する行為であるからできるだけ手短に、短時間で済むようにする。

事前に要点を整理しておく。

◎相手への心配りが必要

電話をかけるということは、相手の仕事を中断させ、貴重な時間を割いてもらうということである。

そのためには、時間短縮と用件を手短に伝えることが肝要である。

そのためには、メモと資料を用意しておく。

相手が電話にでたら、社名と所属する部署名、自分の氏名を名乗る。

「今、ご都合よろしいでしょうか」と一言して、用件にはいる。

また、相手への心づかいとして、いそがしい時間帯などは避ける。

やむを得ない場合は、ひと言「時間外で申し訳ありません」とお詫びしてから、話し始める。

◎電話応対の必須アイテムとは

メモ用紙、筆記具、スケジュール帳、資料・書類、用件・データなどをまとめたメモ。

◎注意点

  1. 携帯電話はマナーモードか電源をオフにする。
  2. 同行者をともなうアポ取りでは、同行者のスケジュールも把握しておく。

◎電話のかけ方の基本1「かけたところ相手が在社の場合」

ダイヤル→自分の会社と所属部署・氏名を名乗り、あいさつをする(いつもお世話になっております等)→関係部署への取り次ぎを依頼する(〇〇課の□□様をお願いいたします等)→相手が電話に出たので、自己紹介しあいさつをする→用件→あいさつ(では失礼します等)して終了

◎電話のかけ方の基本2「かけたところ相手が不在の場合」

関係部署への取り次ぎを依頼するのは、上記1と同じ→折り返し連絡する、相手からの連絡を待つなど適宜判断(イ、何時ごろ帰社するか聞いて、かけ直す ロ、帰社したら折り返し電話することを依頼 ハ、伝言を依頼)→あいさつ(では、よろしくお願いいたします等)して終了

◎上記1,2に共通する受話器の置き方

  1. 基本的に、かけたほうが先に切る。
  2. 相手が目上の人、重要な取引先の場合は先方が切るのを待つ。
  3. フック(受話器を置く部分にあるボタン)を反対の手で静かに押してから受話器を置くと、相手に不快な音を聞かせずにすむ。

◎間違い電話をかけたときの処置

電話番号自体の間違いと番号の押し間違いがある。

当然のことであるが、間違えて迷惑をかけたこと謝罪し、番号を確認する。


« »

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です