社会人として身につけておきたいビジネスマナー

「ビジネスマナー」とは、心構えや行動、身だしなみ、考え方・受け取り方、話し方、聞き方など、要するに「社会常識」である。

電話応対~取り次ぎ~ 覚えれば簡単 新人のメイン業務

電話応対~取り次ぎ~ 覚えれば簡単 新人のメイン業務

電話応対~取り次ぎ~ 覚えれば簡単 新人のメイン業務

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用件、名前、数字等を確実に聞き正確に伝える。

保留のまま何分も待たせず、スムーズに担当者に取り次ぐ。

または、折り返し電話する旨伝える。

◎最初の半年は大部分が取り次ぎ電話である

対応は3つに分かれる。自分あての電話、担当者への取り次ぎ、担当者への不在である。

しかし、勤務状態が固定するまでは、自分あてのビジネス電話はほとんどない。

大半が取り次ぎと担当者不在の対応となる。

いずれも、情報を正確に聴取し担当者へ伝達するのが仕事である。

取り次ぎのポイントは、まず、「誰あてで、どこからか」で、同音異義語に注意すること。

不安なときには、確認すること。

会社のよっては、用件を聞くルールになっているところもある。

◎取り次ぎの基本

  1. 相手の社名と名前を確認する。相手が用件に触れたときには内容を聞き、必ず復唱して確認する。
  2. 必ず保留ボタンを押してから取り次ぐ。送話口を押さえただけでは聞こえてしまうおそれがある。
  3. 担当者が在席していることを確認してから取り次ぐ。逆に取り次がれた場合は「ありがとうございます」と言ってすみやかに受話器をとる。

◎取り次ぎの流れ

≪受話器をとって、相手の会社名、名前などを確認≫→≪保留ボタンを押す(時間がかかりそうなときは折り返すなど、臨機応変に)≫→以下、個々の対応→

  1. 部内〈課内〉で在社の場合→××さん、☆☆社の□□さんからお電話です→担当者が受話器を引き取り通話ボタンを押したことを確認する
  2. 部内(課内)で不在の場合→××はただ今、外出しております
  3. 別の部・課の場合→内戦を回す(内戦番号表を見ながら、間違えないように)→内線の相手が出る(☆☆社の□□様から、××さんにお電話です)→不在の場合には、イ、電話を引き取ってくれない場合(不在担当者が外出か会議かなどの現状と戻り時間を聞いておく)→××はただ今、外出しております ロ、内線相手が電話を引き取ってくれた場合
  4. 別の部・課の場合→内線の相手が出る→在社の場合→内線相手の承諾を確認
  5. 以上で、最後に受話器を置く 電話を切るときは、相手が電話を切ったことを確認してから受話器を置く。
  6. 電話に出た相手が名乗らない場合の対応 電話では、最初に名乗るのが礼儀であり常識。尋ねても名乗らない人に対しては、「お取り次ぎいたしかねます」と毅然と対応する。


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