社会人として身につけておきたいビジネスマナー

「ビジネスマナー」とは、心構えや行動、身だしなみ、考え方・受け取り方、話し方、聞き方など、要するに「社会常識」である。

アポイントメントの基本 お客さま訪問の第一歩

アポイントメントの基本 お客さま訪問の第一歩

アポイントメントの基本 お客さま訪問の第一歩

このエントリーをはてなブックマークに追加

確認事項のリストをつくる。

事前に事前に自分と同行者のスケジュール、訪問先の住所などを確認。

候補日を数日確保しておく。

日程が決定しだい、日数や訪問人数などを復唱して確認。

スケジュール帳に書き込み、同行者に報告する。

◎アポ取り前後のスケジュール管理が大切

他社を訪問する際は、アポを取りつけるのがマナーである。

アポ取りは電話連絡が基本である。

希望日の1週間前までに電話して、自分の会社名・氏名・訪問に目的と人数を伝える。

事前に複数の候補日を設定しておく。

相手の都合を聞き、双方都合のよい日時に決める。

同行者のスケジュールまで把握しておく。

◎アポ取りの準備として用意するもの

  1. アポの確認リスト
  2. 案件の概要をまとめた紙(電話中の質問に答えるため)
  3. スケジュール帳(同行者の予定も把握)
  4. 地図・路線図(はじめての訪問先は、住所や道順を確認)
  5. メモ(必ずメモを取りながらアポをとる)
  6. 筆記具

◎アポの確認リスト例

相手の社名・担当者名 〇〇物産 営業1課 担当 山田課長
電話番号 代表(直通は電話中に書き込む)
住所・最寄り駅 A市B町C丁目D番E号最寄り駅(詳細は電話中に書き込む)
訪問の目的 新サービス「□□」のご案内
訪問人数 岡村課長と2人
候補日時・予定時間 23日午後1時~/24日午前中/26日終日 約1時間
決定日時・場所 電話中に書き込む
受付 電話中に書き込む

◎電話でアポ取りする手順

目的の相手に電話がつながったら、次の手順でアポをとる。

  1. あいさつと名乗りに続けて、「さっそくですが、××の件で山田さんにお会いしたいのですが……」と切り出す。
  2. アポの確認リストを見ながら、同行人数、予定時間、アポの候補日を伝え、「ご都合はいかがでしょうか」と先方の都合を尋ねる。できるだけ候補日の中から選ぶ。
  3. 初訪問の場合は、受付の様子を必ず聞いておくこと。受付から内線電話で呼び出す会社も多い。
  4. 決定した日時や受付の様子などを復唱して確認する。「〇日の〇時から、課長の田中と私、佐藤の2名でお伺いいたします」

◎日程が折り合わないときはどうするか

この場合には、相手の提案した日時のなかで変更できないか検討する。

同行者がいて予定がわからない場合には、いったん電話を切って同行者と相談する。

調整後は、早急に電話する。

◎訪問日を変更したいときはどうするか

こちらからお願いした日時を変更するのは大変失礼なことである。

緊急時に限る。

すぐに連絡し、先方にていねいに詫びる。

その後、訪問日の変更をお願いする。


« »

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です