社会人として身につけておきたいビジネスマナー

「ビジネスマナー」とは、心構えや行動、身だしなみ、考え方・受け取り方、話し方、聞き方など、要するに「社会常識」である。

出張の段取り 綿密な計画が成否を分ける

出張の段取り 綿密な計画が成否を分ける

出張の段取り 綿密な計画が成否を分ける

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出張の下調べを徹底すること。

とくにすべきは、必要書類、交通機関の状況、必要経費の総額など。

出張中は連絡・報告を密にし、ミスを防止すること。

◎限られた日程・予算で計画的に

出張は、遠隔地へ複数の会社を訪問することになるので、きちんと計画を立て、若干のゆとりをもたせるのが望ましい。

公私の区別をつけ、定時連絡や上司への報告を行うこと。

経費の精算に必要な領収書をきちんと保存しておくこと。

また、出張中は本来の仕事を同僚がフォローしてくれるので、進捗状況を引き継いでおくこと。

緊急時の連絡手段も伝えておく。

帰社後は、すぐに報告し、出張報告書を作成し、経費を精算する。

◎出張前に確認すべきこと

出張日程、訪問先の住所・連絡先、使える予算、現地までの経路・金額・時間、現地での交通手段、宿泊場所の選定と予約・金額・チェックイン時間、手土産の有無、同行者の有無

◎社内で手続きすべきこと

出張前には、出張申請書や日程表、仮払い申請書などを作成、上司の承認を受けること。

帰社後には、出張報告書や出張費精算書を作成し、上司に報告すること。

◎自分で宿を予約する場合

会社で定宿が決まっている場合もある。自分で予約する場合は、インターネットを利用するのも一方である。

自分で宿を決めるときのポイントは、

  1. 最寄り駅や出張先からのアクセス
  2. 宿泊料が予算内に納まるか
  3. チェックイン・チェックアウトの時間
  4. インターネット設備の有無
  5. プリンターやファクスなどのサービス設備
  6. コンビニが近くにあるか

などである。

◎出張時の持ち物リスト

  • □航空券、切符
  • □出張先や宿泊先の連絡先・地図
  • □必要な資料・書類、サンプル
  • □訪問先への手土産
  • □携帯電話と充電器
  • □予備の名刺
  • □領収書を入れるケース
  • □財布、カード
  • 手帳、筆記用具、印鑑
  • □パソコン、ICレコーダー、カメラなど
  • □着替えなどの旅行用品

◎予定より早く仕事が終了したときはどうするか

電話で終了を報告し、帰社か直帰かを上司の判断にゆだねる。

◎日帰りで予定が終了しなかったとき

上司に進捗状況を電話報告し、宿泊の可否を判断してもらう。

◎費用が予算を超えた場合

超過分は自費が原則。

ただし、急な接待や食事に誘われて、接待費として別枠になることもある。

◎職場にお土産は必要か

必要はない。

ただ、例外的に購入が慣例化している職場もある。

購入は自費がほとんどである。

◎たまったマイレージ

これは、会社のもの、との判断が主流である。会社の規定に従うこと。


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