社会人として身につけておきたいビジネスマナー

「ビジネスマナー」とは、心構えや行動、身だしなみ、考え方・受け取り方、話し方、聞き方など、要するに「社会常識」である。

ビジネス文書の使い分け 相手・分量・機密性で判断する

ビジネス文書の使い分け 相手・分量・機密性で判断する

ビジネス文書の使い分け 相手・分量・機密性で判断する

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目上の人や初対面の相手などには、格式の高い紙文書が望ましい。密接

な取引先なら、会社のルールに従う。

個人情報や機密情報がないか、緊急性はどうか、画像や図版の有無などによる判断をする。

◎文書ツールは特性をふまえて選ぶ

ビジネスで使用する文書には、紙文書、メール、FAXの3種類がある。

いずれも会社によってフォーマットやルールがある。

最初は先輩に相談して適切な形態を選ぶ。

そうすることにより、ツールの選択間違いによるトラブルを防止する。

最近は、メール添付で公的な文書を送るケースも増えている。

関係の深い得意先へはメールで、機密性の高いものは紙文書とする。

換言すると、「相手への関係性」と「公的文書のレベル」で判断する。

◎文書ツールの向き不向き

向いている

紙文書 契約書、見積書、企画書、依頼書、案内状、礼状、詫び状、督促状など、文書全般 緊急性を優先すべきもの
メール 緊急性の高いもの(ただし、電話確認は必要)データファイルを送りたい場合

FAXよりも鮮明なデータを送りたい場合

公的な文書データ容量の大きすぎるもの
FAX 緊急性の高いもの(ただし、電話確認は必要)簡単な地図や枚数の少ないもの 機密性の高いもの写真や分量の多いもの

◎紙文書の役割

ビジネスでは、最上位に属する。

重要書類だけでなく、上司や先輩、初めての取引先にも適している。

ただし、郵送には時間がかかるため、急ぎの連絡には不向きである。

◎メールの役割

相手の都合のよいときに見てもらえるのが最大のメリット。

反面、いつ見てもらえるかわからないというデメリットもある。

言葉使いには十分に注意すること。

◎FAX

急いで文書を送る場合に適している。

ただし、複数の人の目にふれるので機密性には欠ける。

写真、枚数の多い文書などには不向きである。


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