社会人として身につけておきたいビジネスマナー

「ビジネスマナー」とは、心構えや行動、身だしなみ、考え方・受け取り方、話し方、聞き方など、要するに「社会常識」である。

紙文書作成の基本 その形式にも意味がある

紙文書作成の基本 その形式にも意味がある

紙文書作成の基本 その形式にも意味がある

このエントリーをはてなブックマークに追加

用件を正確に伝達し、勘違いを防止する。

まじめさと誠実さを文書で印象づけ、相手との信頼関係を築く。

トラブルの予防と情報を正確に伝達した証明としての証拠能力が高い。

◎「5W3H」で目的を的確に伝える

紙文書は、「社内文書」「社外文書」「社交文書」に大別する。

どの文書にも共通する重要な点は、「明確に」「簡潔に」用件を伝えることである。

そのためには、5W3Hで、結論から先に述べることが大切である。

理由や背景は後でよい。

5W3Hとは、Whenいつ〈納期・期限〉、Whereどこで、Who誰が、Whyなぜ、What何を、Howどのように〈手法〉、How muchいくら〈予算〉、How manyいくつ〈分量〉である。

とくに重要なのは、社外文書である。書類自体が自社のイメージと直結している。

信頼性や品格を疑われることのないようていねいに作成すること。

ビジネス文書の果たす役割は、伝達だけでなく、仕事の結果=会社の業績に結びつくと考えること。

◎紙文書の種類

社内文書 社外文書 社交文書
伝達事項や届け出など 商取引上の文書 礼儀的な文書
稟議書、企画書、異動通知、業務日報、日程変更などの連絡、各種届出書など 提案書、見積書、依頼書、注文書、督促状、発注書など 各種案内、年賀状、あいさつ状、祝い状、詫び状、招待状など

◎ビジネスの場での印鑑の価値

とくに社外文書は、「押印」が重要である。

必ず朱肉か特定のスタンプ台を使う。

会社によっては、社内文書はスタンプ型印鑑でよしとする会社もある。

いずれにせよ、押印の間違いは、大きなトラブルの原因となるので絶対禁止である。

◎印鑑(ハンコ)の種類は

  1. 社判 契約書など最重要文書に押す会社の実印
  2. 契印 契約書が複数枚にわたる場合、各ページとページのあいだに押す印
  3. 割印 正本と副本、原本と写しなど、同じ文書を2部以上作成した際、1部に半分だけ写るように押す印
  4. 捨て印 訂正がある場合を想定して、あらかじめ欄外に、押しておく印。

小さな訂正や明らかな誤記があった際に、訂正印を押す手間を省ける。

◎文書作成の流れ

目的の明確化(伝達事項は何か)→送る相手の選定(個人か組織か、目上の人か初対面の人かを確認)→文書作成(定型フォーマットがあれば利用)→読み直しと校正(誤字脱字、情報の正確さ、読みやすさなどにも留意)→投入・投函・手渡し

◎チェックすべきこと(点検確認事項)

  • □相手の社名、部署名、担当者名、役職などは正確か
  • □連絡先の住所・電話番号は正確か
  • □件名が正しいか □日時、金額などは正確か
  • □社判や割印は適切な位置の押したか
  • □情報モレはないか
  • □誤字脱字、敬語などのミスはないか
  • □わかりやすい文章か

◎NG文書とOK文書の比較表 基本を押さえると、ほかの文書にも応用可能である。

NG文書 OK文書
発信年月日を略記しない       → 発信年月日は省略せず正確に
役職名に敬称がついている      → 役職名は敬称と同格、「部長様」などはダメ
ばくぜんとした件名にしない     → 内容がつかめる件名にする
時候のあいさつがない        → 時候のあいさつは不可欠
1センテンスを長くしない      → 1センテンスを短くし、わかりやすく
「記」をぬかさない         → 箇条書きの場合は「記」を行の中央に
曜日を抜かさない          → 年月日・曜日を省略しない
会場の説明が不親切         → 建物の階数、部屋の名称なども必須
あいまいな表現           → 「いつまでに、どうするのか」を明確に
結語の使い方と位置の間違い     → 「敬具」は主文を締めくくる。「記」以下を締めくくる場合は「以上」


« »

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です