社会人として身につけておきたいビジネスマナー

「ビジネスマナー」とは、心構えや行動、身だしなみ、考え方・受け取り方、話し方、聞き方など、要するに「社会常識」である。

社内文書の基本 余分なものを省略する

社内文書の基本 余分なものを省略する

社内文書の基本 余分なものを省略する

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効率優先でいく。

短時間で把握できるよう件名や主文は短く、情報は簡潔かつ正確に。

定型分は不要である。

社内の人は身内。敬語は最低限とする。

省略可能なものはできるだけ省略し、平易な文章で作成する。

◎効率重視でいく

社内文書の基本は、効率優先かつ実務本位である。

簡潔で的確な文書であればOKである。

休暇届などには、会社オリジナルの定型用紙がある。

また、データでフォーマットを用意している会社も多いので、様式を事前に確認すること。

◎わかりやすい社内文書作成のコツ

  1. ひとつの文章に、用件をひとつとする。
  2. 敬語を最低限とし、「です・ます」調とする。
  3. 簡明な件名とする。
  4. 結論を優先させ、短く、簡潔に
  5. あいまいな表現をさけ断定的に
  6. 日時・場所などは、箇条書きに。
  7. 文書番号をつけているときは、それに従う。

◎社内文書の種類 大部分は会社独自のフォーマットがある。

文書の機能 文書の種類
命令・指示・提案 命令書・指示書・通達・計画書・企画書・稟議書など
報告 出張報告書・調査報告書・業務日報など
届け出 休暇届・遅刻届・早退届・仮払い申請書など
連絡・問い合わせ 業務連絡書・依頼書・照会書・回答書・案内書など
記録 議事録・帳票類・集計データなど

◎最低限チェックすべきこと

  • □文書番号の正誤
  • □発信年月日(発信者の所属と氏名)
  • □宛名の正誤
  • □件名が容易に判断可能か
  • □不要な文言がないか
  • □簡潔かどうか
  • □一件して用件が判断可能か
  • □押印のあるなし
  • □誤字脱字、数字の間違い
  • □添付書類の有無、名称や枚数の一致不一致


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