社会人として身につけておきたいビジネスマナー

「ビジネスマナー」とは、心構えや行動、身だしなみ、考え方・受け取り方、話し方、聞き方など、要するに「社会常識」である。

社外文書の基本 これは、「会社の意思表示」である

社外文書の基本 これは、「会社の意思表示」である

社外文書の基本 これは、「会社の意思表示」である

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自分の作った文書が、相手の会社に正確に伝達されて、会社の品格を下げないように注意すること。

日時や数量、金額の誤りは、重大トラブルの元である。

つねに最新の情報を入手し、正確さを期すること。

◎会社のフォーマットを使う

相手に不快感を与える表現や間違った表記はトラブルに発展する。

当然のことながら会社独自のフォーマットを利用すべきである。

それは、自社にいちばん適した形になっている。

自分独自の方法を加えるのは、経験を積んでからである。

◎かしこい社外文書作成のコツ

  1. フォーマットに沿って、わかりやすくまとめる。
  2. 名称、日時、場所、金額などの数字は正確に
  3. 正しい敬語を使い、過剰表現に気をつける。
  4. ビジネス特有の言い回しを活用する
  5. 情報が多い場合は、短めの本文で資料を添付するなどの工夫を

◎社外文書の種類

書類内容 文書の種類
取引に関する書類 見積書、契約書、仕様書、提案書、注文書など
金銭に関する書類 請求書、領収書、督促状、振込依頼書など
特殊な書類 詫び状、抗議書、お断りの文書、案内状など

◎再確認すべき3大項目

  1. 社名、部署名、役職、氏名など名称の誤記は厳禁。最新の名刺と照合する。名字の漢字表記をキーボードで入力する際に間違えることがある。
  2. 数字の間違いはトラブルの元。日時や数量、金額の桁まで注意すること。年始時に作成する文書のフォーマットで、念表記を前年のままにして送ってしまうことがある。
  3. 収入印紙の貼付や適切な押印は、重要書類に不可欠。社判を押さずに契約書を送付したりすると、相手に非常に迷惑をかける。期限超過や二度手間になる。

◎社内文書 基本テンプレート

「報告書」とは、業務内容を記録し共有情報とするための文書である。

案件別の進捗管理などに使う。

事実と意見を混同しないように注意すること。

「稟議(りんぎ)書」とは、プロジェクト立案や新規取引、人材の雇用など会社の運営や経営に関する場合に、決裁者の意見を伺う文書である。

◎社外文書 基本テンプレート

「依頼書」とは、こちらの要望を伝え、相手に受けてもらいたい場合に作成する。

取引条件の変更や再見積りの依頼など、作成頻度が高い。

「督促状」とは、未払金、相手の契約不履行に対して確認をうながす文書。

相手の両親を信じる姿勢で作成する。


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