社会人として身につけておきたいビジネスマナー

「ビジネスマナー」とは、心構えや行動、身だしなみ、考え方・受け取り方、話し方、聞き方など、要するに「社会常識」である。

社交文書の基本 コミュニケーションを深めるツール

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社交文書は、相手を喜ばせようとする信頼関係作成ツールである。

封書も葉書も自筆が最良である。それが無理なら一筆添えて発送する。

◎「思い」を盛り込む

相手とのコミュニケーションにより日常業務を円滑に進めるための文書と考える。

基本的には礼儀正しく、形式を守るべきだが、あまりゆきすぎると失礼にあたる。

パソコンではなく自筆、あるいは一筆そえるのが、「思い」を伝える方法である。

◎縦書きか横書きか

儀礼的な意味合いや格式を重視する場合は、縦書きにするのが最も望ましい。

日本語は、縦書きが美しいと考えられていた。

また、封書のほうが葉書よりも格上である。

しかし、持ち運ぶことが多い文書(案内状や招待状など)の場合は、葉書が便利である。

使う相手、受け取り手のことを優先的に考えて、臨機応変に選ぶ。

◎社交文書の種類

内容 文章の種類
季節のあいさつ 年賀状、暑中見舞い、残暑見舞い、寒中見舞いなど
業務上のあいさつ 転勤・退職のお知らせ、社屋移転や営業所開設のあいさつなど
案内・招待 説明会や展示会の案内状、パーティーの招待状など
お見舞い 弔慰状、病気見舞いなど
お祝い 回転・開業祝い、栄転祝い、受賞・賀寿祝いなど
贈り物 お中元、お歳暮、お祝いの品に添える手紙など

◎社交文書の使い分けポイント

封書 詫び状、礼状など。目上の人や量の多い文書向け
葉書 季節のあいさつ、見舞い状など。多忙の人向け
同封葉書 招待状、案内状など

◎社交文書を書く際のきまり

  1. 頭語と結語をセットで使う
  2. 前文は、時候のあいさつ、(安否の確認、お詫び)、感謝の順で書く
  3. 本文は、「さて」などの言葉で始める
  4. 末文は、あいさつ文、乱筆のお詫び、健康を祈る文などで締めくくる
  5. 後付け 日付は中央より上、署名は本文のいちばん下へそろえる
  6. 宛名 品文一時目と同じ高さから書く。部署名などが長い場合は、切りのよいところで改行
  7. 追伸 書き漏らしたときだけ。無理につける必要はない


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