社会人として身につけておきたいビジネスマナー

「ビジネスマナー」とは、心構えや行動、身だしなみ、考え方・受け取り方、話し方、聞き方など、要するに「社会常識」である。

封筒の基本 第一印象は封筒で決まる

封筒の基本 第一印象は封筒で決まる

封筒の基本 第一印象は封筒で決まる

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一時一句省略しないで丁寧に書くこと。

社名入り封筒、和封筒など内容物に合わせた封筒を選ぶこと。

封締めや外脇も忘れないこと。

◎以外と知らないルールがある

「外脇付」というルールがある。

表面の左下側に朱書きで「進展」や「重要」などと記すもので、受取人に内容物や扱い方を示すものである。

封筒は、会社のイメージを左右する。

きちんと書くこと。

◎封筒の種類

  1. 社名入り封筒 使用頻度がいちばん高い。事務的な文書では茶封筒が一般的だったが、最近では中身の見える封筒も使われている。
  2. 和封筒 二重封筒は公私を問わず、あらたまった場合に用いる。ただし、弔辞にかかわる文書では避けるのがマナー。
  3. 洋封筒(角封筒) はがきサイズの紙が収まる。白無地のタイプは、式典やパーティーの通知、昇格や転勤のあいさつなどで使われる。

◎宛名の書き方

  1. 郵便番号 間違いは厳禁。ていねいに書くこと。
  2. 住所(所番地) 郵便番号の右端よりも内側に、宛名よりも小さく書く。1行で収まらない場合は、切りのよいところで改行。数字は縦書きなら漢数字、横書きは算用数字
  3. 宛名 中央に大きな字で、社名は省略せず正式名称を書く。個人宛ては、様か先生、会社や部署宛ては、御中
  4. 外脇付 朱書きが基本。通常は会社にゴム印がある。親展、至急、〇〇在中
  5. 封締め 未開封を意味する封締め 一般的な文書は〆、あらたまった文書は、封、緘(かん)、祝い事の場合は、寿、賀
  6. 日付 裏面の左上に投函日を記入する
  7. 差出人 裏の右下部に住所を書き、左下部に社名・所属部署・氏名を書くのが正式。最近では左下部にまとめることも多い。横型の場合、番地は算用数字で記す。

◎文書のたたみ方1「A4用紙の片観音折り」

重要な文書を送る場合のたたみ方。

紙を開くまで内容がわからないのがメリット。

文面を内側にして、3等分になるよう2か所の折り目をつける→下の3分の1を表側に向けて折る→上の3分の1をかぶせるように折りたたむ。

◎文書のたたみ方2「A4用紙のZ折り」

DMやチラシなどタイトルを最初に見せ、興味を引かせるのに効果的。

文面を内側にして、3等分になるよう2か所の折り目をつける→下の3分の1を表側に向けて折る→上の3分の1を裏側に向けて折りたたむ。

◎封入する前にすべきこと

文面、添付資料、返信用封筒、切手、その他不明点は先輩や上司に聞くこと。

これらが完了したら、「封締め」をする。

◎宛名ラベルで事務処理をすべきか

これは、便利ではあるが、事務的な印象をもたれ礼儀を欠く行為である。

大切な取引先や需要案件であれば、手書きがベストである。

ただし、窓付き封筒なら印字でもOK.宛名ラベルの使用は、大量に発送するDMなどに限定すべきである。


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