社会人として身につけておきたいビジネスマナー

「ビジネスマナー」とは、心構えや行動、身だしなみ、考え方・受け取り方、話し方、聞き方など、要するに「社会常識」である。

メールの基本 便利だからこそ基本が大事

メールの基本 便利だからこそ基本が大事

メールの基本 便利だからこそ基本が大事

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常時使うからこそ公私の区別をはっきりとする。

文書としての礼儀は、紙文書と同様である。

重要案件では、件名で注意をうながすこと。

◎メールの使いどき

メールの長所は、コストが安く短時間で情報伝達ができることである。

電話のように相手の時間を奪うこともない。

多人数へ同一情報を送信する場合や記録として残す場合、ファイルを添付して送りたい場合には最適である。

ただし、礼状や見舞い状には不向きである。

その理由は、紙文書よりも軽く見る人が多いからである。

相手との関係に注意すること。

書き方は紙文書と大差はないが、メールとしての留意点がある。

◎件名の工夫

一読して内容を認識できるものが裁量である。

受信者は、まず件名に目がいく。

具体的な件名で注意を引くようにする。

見てもらいやすいように、日時を入れ、「至急」、「変身不要」などの用語を加えるなどする。

◎自己紹介文の工夫

常時やりとりしている相手には、儀礼的なあいさつは不要である。

初めての相手には、「どの会社で」「何をしている」「誰なのか」よいうき本荘法を盛り込む。

一般的な例としては、初めての人に「はじめまして。〇〇社営業部のABXYと申します」

取引先に「いつもお世話になっております。〇〇社のABXYです。」

◎メール文書を作成する際の留意点

適度な文字数での改行し、区切りごとに行間を空けるとメールは見やすくなる。

そのためには、言葉を最小限度とし、簡潔な文章を心がける。

  1. 宛名 社名や部署名は〈下部〉のように省略しない。
  2. はじめての相手にはきちんと紹介をする
  3. 行間 3~5行を目安に1行空ける。
  4. 概略・本文 25~30字で改行する。長くても1スクロールまで。それ以上は添付ファイルにするなどの工夫をする。
  5. 要旨 紙文書でいう「記」。■●などの記号を使う。
  6. 締め 必ずひと言添える。
  7. 署名 送信者の所属・氏名・連絡先をコンパクトに。

◎メールに返信が来ないときはどうするか

返信がないということは、メール自体の未着か、先方に返信する気がないかのいずれかである。

催促する前に、メールの内容に不備がないかを確認する。

期限に余裕があれば、送った事実、期限の再設定、遅れた場合どうなるかを伝え際浅生する。

期限が切迫している場合は、電話で確認と催促をする。


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