社会人として身につけておきたいビジネスマナー

「ビジネスマナー」とは、心構えや行動、身だしなみ、考え方・受け取り方、話し方、聞き方など、要するに「社会常識」である。

メールの定型句&テクニック 定型句でリズミカル&ていねいに

メールの定型句&テクニック 定型句でリズミカル&ていねいに

メールの定型句&テクニック 定型句でリズミカル&ていねいに

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メールは原則として1スクロール以内の分量とする。

明確な表現で、テンポよく伝えるために定型句を活用する。

メールは顔の見えないやりとりである。

誤解を避けるためにも言葉選びは慎重にすること。

◎王道の書き出し

「いつもお世話になっております」「ご無沙汰しております」「先日はお世話になりました」「先ほどはお電話にて失礼いたしました」「本日はわざわざご足労いただき、ありがとうございました」などである。

次の用語は省略してよい。

「拝啓」「敬具」のような頭語や結語。

「時下益々……」など定型のあいさつ。

◎心の距離を宿める書き出し

  1. 「年末にお会いして以来ですが、お元気でいらっしゃいますか」など、事実を述べる。
  2. 「先日の飲み会のあと、終電に間に合いましたか」など、気づかいを見せる。
  3. 「先日伺った〇〇のお話しがたいへん興味深く、自分でも少し調べてみました」など、興味を示す。

◎定番の締めの言葉

「ご協力のほど、よろしくお願いいたします」

「よろしくご検討くださいませ」

「では、またご連絡いたします」

「略儀ながら、まずはお礼かたがたメールいたしました」

「取り急ぎメールにてご通知申し上げます」

「本日は取り急ぎ用件のみにて失礼いたします」

◎心の距離を縮める締め言葉

「またお会いできる日を楽しみにしております」

「今度お会いした際は、ぜひまた〇〇のお話しをお聞かせください」

「寒い日が続きますので、お体にはくれぐれもお気をつけくださいませ」

「〇〇様のご多幸をお祈り申し上げます」

「いつもとても参考になるアドバイスをいただき、誠にありがとうございます」

「いつでもお気軽にご連絡くださいませ」

◎お詫びメールをする際にチェックすべき点

お詫びメールは、基本的に紙文書と変わりがない。

迅速性でメールは有利であるが、ていねいさは紙文書に劣る。

そのため、至急の対応であることを明示して、相手に安心感を与えることを目的とする。

必要ならば電話でフォローする。

作成の際、次の点をチェックする。

「件名にお詫びの文字を入れたか」

「手間取らせた非礼を詫びているか」

「現状の対応策が入っているか」

「根本的な問題解決策を示しているか」

「二度と繰り返さないとの表明はあるか」

「付き合いの継続をお願いする言葉はあるか」

◎原則として顔文字を使わない

親しくなったからといって顔文字は使わない。

「!?」「(笑)」も本来は禁止。

親密になった場合には、例外があるが多用はマナー違反である。

目上の相手には、失礼に当たるので禁止である。


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