社会人として身につけておきたいビジネスマナー

「ビジネスマナー」とは、心構えや行動、身だしなみ、考え方・受け取り方、話し方、聞き方など、要するに「社会常識」である。

FAXの基本 上手に使えば作業効率が大幅アップ

FAXの基本 上手に使えば作業効率が大幅アップ

FAXの基本 上手に使えば作業効率が大幅アップ

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FAXは第三者の目にふれるので、重要文書や画像はNG。

画像は不鮮明になるため、避けるか拡大コピーを送る。

送信票は、送信概要とあいさつ文を兼ねているので、必ず送ること。受信トレイ上では他社案件との区切りにもなる。

◎FAXの使いどき

FAXは、簡単な地図や図版、急用などのときには最適である。

電話説明時のフォローにもなる。

ただし、細かい文字や詳細な画像は判読困難となるので、拡大して送信すること。

注意点は、個人情報や機密事項は他人の目にふれるので重要文書で使わないということである。

また、大量に送信する場合には、相手先の紙を大量消費することになるので、事前連絡をする。

◎送信時にはここをチェックする

相手の使用状況によってはメモリーがいっぱいで出力まで時間がかかる場合もある。

事前にFAXの使用状況を確認する。

  • □個人情報や機密情報がないか
  • □複数送信する場合、通し番号を入れたか
  • □枚数が多い場合、事前に相手の許可を得たか
  • □画像などが見えなくなるおそれはないか

◎送信票の記載内容

  1. 送信先の社名・部署名・担当者名まででよい。誤送信時の情報流出を避けるため、詳しく書かない。
  2. 差出人の会社名・担当部署名・住所・電話番号・担当者名
  3. 送信票であることがわかるように件名を明記する。会社で使用するものにはたいてい記載がある
  4. FAXに関して、送信年月日・送信枚数・内訳などの情報
  5. 時候のあいさつは不要。相手に「してもらいたいこと」を明記し、「よろしくお願いします」など、一筆添える。

◎送信後にすべきこと

FAXは、先方のトラブルによって未着であったり、受信に気がついていなかったり、判読困難なこともある。

必ず、送信確認の電話を入れること。

不明点の確認もする。

<チリも積もれば効率アップ>

研修期間後、実際に働き始めると文書の量に気が付く。

しかし、それ以上に使われているのがメールである。

一日外歩き、帰社後メールの処理にかなりの時間を要する。

次の二つの方法で時間短縮を計る。

いずれも簡単で、すぐに実践可能である。

  1. 「登録」 パソコンの辞書機能を使って、定型文を登録しておく。この方法で、日に数分近く作業時間を短縮できる。
  2. 「保存」 バックアップではなく、メールのテンプレートをつくって別ファイルで保存しておく。保存するファイルはメモ長でOK。その際、相手先の名前や日付、金額など書き換えが必要な個所は「●●●●」と黒ベタ伏字にする。あとはフォーマットをメール作成画面にコピーして、伏字部分を書き直すだけ。

1,2いずれも小さな工夫ではあるが、効率アップで時間短縮となる。


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