社会人として身につけておきたいビジネスマナー

「ビジネスマナー」とは、心構えや行動、身だしなみ、考え方・受け取り方、話し方、聞き方など、要するに「社会常識」である。

ビジネス文書作成法
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上司や取引先にも納得してもらえる文書(社外文書、メール、FAX、その他)を書く際の要領

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ビジネス文書の使い分け 相手・分量・機密性で判断する

目上の人や初対面の相手などには、格式の高い紙文書が望ましい。密接

な取引先なら、会社のルールに従う。

個人情報や機密情報がないか、緊急性はどうか、画像や図版の有無などによる判断をする。 (さらに…)

紙文書作成の基本 その形式にも意味がある

用件を正確に伝達し、勘違いを防止する。

まじめさと誠実さを文書で印象づけ、相手との信頼関係を築く。

トラブルの予防と情報を正確に伝達した証明としての証拠能力が高い。 (さらに…)

社内文書の基本 余分なものを省略する

効率優先でいく。

短時間で把握できるよう件名や主文は短く、情報は簡潔かつ正確に。

定型分は不要である。

社内の人は身内。敬語は最低限とする。

省略可能なものはできるだけ省略し、平易な文章で作成する。 (さらに…)

社外文書の基本 これは、「会社の意思表示」である

自分の作った文書が、相手の会社に正確に伝達されて、会社の品格を下げないように注意すること。

日時や数量、金額の誤りは、重大トラブルの元である。

つねに最新の情報を入手し、正確さを期すること。 (さらに…)

社交文書の基本 コミュニケーションを深めるツール

社交文書は、相手を喜ばせようとする信頼関係作成ツールである。

封書も葉書も自筆が最良である。それが無理なら一筆添えて発送する。 (さらに…)

封筒の基本 第一印象は封筒で決まる

一時一句省略しないで丁寧に書くこと。

社名入り封筒、和封筒など内容物に合わせた封筒を選ぶこと。

封締めや外脇も忘れないこと。 (さらに…)

はがきの基本 使い方しだいで格式もアップ

形式上、誰からも読まれる。

不都合な情報がないかを確認してから選ぶ。

はがきは、一見して分かりやすく、運ぶのに便利である。

移転通知や案内状、招待状などに最適である。 (さらに…)

文書の決まり文句 ケースバイケースで適したものを

紙文書のあいさつ言葉は、時候や状況に合わせて選択する。

暗記は不要である。

アレンジは基本を修得してからとする。

相手の人物像や立場、状況などを想定して書く。

失礼のないように、最適な言葉を使用すること。 (さらに…)

メールの基本 便利だからこそ基本が大事

常時使うからこそ公私の区別をはっきりとする。

文書としての礼儀は、紙文書と同様である。

重要案件では、件名で注意をうながすこと。 (さらに…)

メールの定型句&テクニック 定型句でリズミカル&ていねいに

メールは原則として1スクロール以内の分量とする。

明確な表現で、テンポよく伝えるために定型句を活用する。

メールは顔の見えないやりとりである。

誤解を避けるためにも言葉選びは慎重にすること。 (さらに…)

FAXの基本 上手に使えば作業効率が大幅アップ

FAXは第三者の目にふれるので、重要文書や画像はNG。

画像は不鮮明になるため、避けるか拡大コピーを送る。

送信票は、送信概要とあいさつ文を兼ねているので、必ず送ること。受信トレイ上では他社案件との区切りにもなる。 (さらに…)